शिक्षण क्षेत्राला पूर्णपणे वाहून घेतलेल्या माझी शाळा ब्लॉगवर मी परशुराम शिंदे आपले सहर्ष स्वागत करत आहे..!

शालेय अभिलेखे

शाळेने अंगीकरलेल्या कार्याचे स्वरूप, टप्पे, कार्याची विविध अंगे इत्यादी विवध बाबींच्या नोंदी करण्यासाठी शालेय दप्तराची आवश्यकता असते. त्या अनुषंगाने कार्यालयात विविध प्रकारच्या नोंदवह्या व दप्तरे ठेवावी लागतात. प्रत्येक कार्यालयाला शासकीय नियमानुसार व आदेशानुसार निरनिराळ्या नोंदवह्या ठेवणे क्रमप्राप्त आहे. कदरच्या नोंदवह्यांची कार्यालय प्रमुखांनी वर्षातून एकदा तरी तपासणी करून स्वाक्षरी करावी.


शालेय अभिलेख्याचे पुढील प्रकार पडतात –

१) विद्यार्थ्यांसंबंधी अभिलेखे
दाखल खारीज रजिस्टर,
पालकांचे प्रतिज्ञालेख रजिस्टर,
जन्म प्रमाणपत्र फाईल,
शाळा सोडल्याचे प्रमाणपत्र रजिस्टर,
विद्यार्थी हजेरी रजिस्टर,
टी.सी. फाईल,
टी.सी. जावक रजिस्टर,
निकाल रजिस्टर,
बढती रजिस्टर,
गळती रजिस्टर,
मूल्यमापन नोंदवही,
बि.पी.एल. विद्यार्थी रजिस्टर,
अपंग विद्यार्थी रजिस्टर

२) शिक्षकांसंबंधी अभिलेखे

शिक्षक हजेरी रजिस्टर,
पगारपेड रजिस्टर,
शिक्षक सुचना रजिस्टर,
शिक्षक हलचल रजिस्टर,
शिक्षक रजेचे रजिस्टर,
शिक्षक रजा अर्ज फाईल,
वार्षिक व मासिक नियोजन रजिस्टर,
मासिक अभ्यासक्रम प्रगतिपत्रक रजि.,
पाठ टाचण वही,
पगारपत्रक फाईल,
मुख्याध्यापकांचे लॉगबुक

३) आर्थिक अभिलेखे
स.शि.अ. रोकड रजिस्टर,
स.शि.अ. खर्चाची पावती फाईल,
स.शि.अ. लेजर रजिस्टर,
सादील रोकड रजिस्टर,
सादील खर्चाची पावती फाईल,
सादील लेजर रजिस्टर,
बांधकाम खर्चाची पावती फाईल,
बांधकाम रोकड रजिस्टर,
बांधकाम लेजर रजिस्टर,
शाळा सुधार फंड रोकड रजिस्टर,
शाळा सुधार फंड खर्चाची पावती फाईल,
धनादेश नोंद रजिस्टर

४) शासकीय योजना अभिलेखे
मोफत पाठ्यपुस्तक वाटप रजिस्टर,
मोफत गणवेश वाटप रजिस्टर,
शालेय पोषण आहार रजिस्टर,
उपस्थिती भत्ता वाटप रजिस्टर,
उपस्थिती भत्ता देयके फाईल,
अपंग शिष्यवृत्ती रजिस्टर,
आदिवासी सुवर्ण महोत्सवी शिष्यवृत्ती रजिस्टर,
दत्तक पालक योजना रजिस्टर

५) जडवस्तुसंग्रह अभिलेखे
(डेडस्टॉक रजिस्टर)
जंगम मालपुस्तिका,
सामान्य मालपुस्तिका रजिस्टर

६) कार्यालयीन इतर अभिलेखे
पालक संपर्क रजिस्टर,
आरोग्य तपासणी रजिस्टर,
आरोग्य तपासणी कार्ड फाईल,
परीक्षा पेपर फाईल

अभिलेख जतन कालावधी

1. खालील अभिलेखे अ श्रेणीतील असून ते कायम ठेवावे लागतात.
(01) सर्वसाधारण प्रवेश नोंदवही / जनरल रजिस्टर

(02) फर्निचर, ग्रंथालय, प्रयोगशाळा साधनसामग्री इ. संग्रह नोंदवही

(03) परिपत्रके, आदेश फाईल कायम

(04) भविष्य निर्वाह निधी लेखा नोंदवही

(05) मुख्याध्यापकाचे लॉगबुक

2. खालील अभिलेखे ब श्रेणीतील असून ते ३० वर्षापर्यंत  ठेवावे लागतात.
(01) रोकड वही / खतावणी (सादील / वेतनेतर अनुदान)

(02) कर्मचा-यांचे पगारपत्रक पावत्या, वेतनस्थिती

(03) विवरण पत्र – लेखा परीक्षित विवरणपत्रासह निरीक्षण अहवाल

(04) नेमणूक केलेल्या शिक्षकांकडून मिळालेली कार्यमुक्ती प्रमाणपत्र

(05) रोकड वही / खतावणी (स.शि.अ.)

(06) विद्यार्थी संचयी नोंदपत्रक

(07) सेवा पुस्तिका कर्मचारी शाळेत काम करीत असेपर्यंत व नंतर 2 वर्षे

3.खालील अभिलेखे क-1 श्रेणीतील असून ते 10 वर्षापर्यंत ठेवावे लागतात.
 (01) इतर शाळेकडून मिळालेली शाळा सोडल्याची प्रमाणपत्रे

(02) शाळा सोडल्याचे दाखले

(03) फी, पावतीपुस्तके / फी वसुली नोंदवही

(04) आकस्मिक खर्च नोंदवही, बिले प्रमाणके

(05) विद्यार्थी व कर्मचारी हजेरी पत्रके

(06) वसतिगृह खोलीभाडे नोंदवही

(07) महत्त्वाच्या स्वरूपाचा संकीर्ण पत्रव्यवहार

(08) फी माफी व शिष्यवृत्तीसाठई केलेले अर्ज आणि विविध सवलती बिलांच्या कार्यालय प्रती

(09) सातत्यपूर्ण सर्वंकष मूल्यमापन नोंद वही (वार्षिक नोंदी बाबत)

 4.खालील अभिलेखे क-2 श्रेणीतील असून ते 5 वर्षापर्यंत ठेवावे लागतात.
(01) जमा खर्च दर्शविणारी खातेवही व सत्र फीसाठी वेगळी खातेवही

(02) आवक-जावक नोंदवह्या व मुद्रांक (तिकिट) हिशोब

(03) रोकडवही (शा. पो. आ.)

(04) शाळा व्यवस्थापन समिती, शिक्षक पालक संघ / माता पालक संघ इतिवृत्त नोंदवही

5.खालील अभिलेखे ड श्रेणीतील असून ते 18 महिन्यापर्यंत ठेवावे लागतात.
(01) ड सर्व वर्गांच्या मूल्यमापन उत्तरपत्रिका (विद्यार्थ्यांना परत न करावयाच्या)